Mobile Datenerfassung in der ambulanten Pflege: Entlastung der Mitarbeiter, mehr Zeit für die Kunden

Etwa 90 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen die Pflegefachkräfte der Evangelischen Sozialstation Karlsruhe GmbH bei ihren Klienten zu Hause oder auf dem Weg dorthin. Mehr mobiles Arbeiten geht kaum. Für die Mitarbeiter ist das Smartphone deswegen ein stetiger Arbeitsbegleiter: Sie nutzen es als Navigationsgerät, können Dienstpläne mobil abrufen und Patientendaten vor Ort erfassen. Insgesamt 50 Samsung Galaxy XCover 4 und damit besonders robuste Smartphones erleichtern den Alltag der Mitarbeiter der Evangelischen Sozialstation Karlsruhe GmbH. Der Pflegedienst nutzt außerdem die Sicherheits- und Managementlösungen Samsung Knox, damit die hochsensiblen Gesundheitsdaten geschützt sind.

Die Evangelische Sozialstation Karlsruhe GmbH hat derzeit 50 Samsung Galaxy XCover 4 im Einsatz. (Stockphoto)

Eine moderne technische Ausstattung des Arbeitsplatzes kann das Arbeiten effizienter und damit angenehmer machen. Im ambulanten Pflegedienst der Evangelischen Sozialstation Karlsruhe GmbH sind es vor allem Smartphones, welche die Pflegefachkräfte bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Die mobilen Helfer sind seit 2015 aus dem Arbeitsalltag der Mitarbeiter nicht mehr wegzudenken. Seit 2017 nutzen sie Samsung Galaxy XCover 4 Smartphones. Bei der Einführung der digitalen Lösung stand der Evangelischen Sozialstation Karlsruhe GmbH der Partner HMKOM zur Seite. Dieser übernahm die Konfiguration und Auslieferung der neuen Geräte sowie die Einrichtung des Mobile Device Managements „Knox Manage“ und begleitet den Geräteeinsatz über den gesamten Lebenszyklus.

„Unsere Pflegefachkräfte rufen mit den Smartphones morgens ihre Tourenpläne für den Tag ab, nutzen sie als Navi und treten mit ihrer Pflegedienstleitung in Kontakt. Sie finden darauf alle wesentlichen Informationen für die Versorgung unserer Kunden wie Erkrankungen und Diagnosen sowie Kontaktdaten der behandelnden Ärzte, von Apotheken und Angehörigen. Während der Versorgung lassen sich vor Ort Daten sicher erfassen und dokumentieren“, schildert Kai Käßhöfer, Geschäftsführer der Evangelischen Sozialstation Karlsruhe GmbH, den täglichen Einsatz der Samsung Geräte.

Die Smartphones helfen bei der Datenerfassung, aber auch beim Finden des richtigen Weges. (Stockphoto)

Entspanntere Abläufe dank mobiler Datenerfassung

Die Umstellung von Stift und Papier auf die digitalen Helfer war aus verschiedenen Gründen notwendig. „Antrieb war in erster Linie die mobile Datenerfassung. Eine zeitnahe und sichere Dokumentation ist im Pflegealltag ganz essenziell“, sagt Käßhöfer. Ob Medikamentengabe, Verbandswechsel, Injektionen, Körperpflege, Hilfe bei der Haushaltsführung oder Beratungsleistungen – alles lässt sich mit dem Smartphone schnell und einfach digital erfassen. Durch den Einsatz der mobilen Geräte sparen die Mitarbeiter Zeit, vieles läuft durch sie geschmeidiger ab. „Wir merken deutlich, dass sie Abläufe entspannen“, sagt Käßhöfer. Ein weiterer Aspekt ist die Abrechnung. „Auch als Sozialstation müssen wir wirtschaftlich arbeiten. Für uns ist das Smartphone ein wichtiges Tool, um alle unsere Leistungen zu erfassen, die später über die Krankenkassen abgerechnet werden.“

Schutz für hochsensible Gesundheitsdaten

Ein weiterer Vorteil der digitalen Datenerfassung: Pflegefachkräfte und die Pflegedienstleitung können gleichzeitig an unterschiedlichen Orten auf die Dokumentation zugreifen. Natürlich muss der Zugriff geregelt und gut abgesichert sein. Bei der Auswahl der Geräte hatte Sicherheit deswegen höchste Priorität. „Wir arbeiten im Pflegebereich mit gesundheitsbezogenen Daten, diese sind hochsensibel“, sagt Käßhöfer. Als Geschäftsführer steht er dafür gerade, dass die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union eingehalten wird. Wichtig ist deshalb unter anderem eine Lösung, bei der sich im Verlustfall des Geräts die Daten darauf sofort aus der Ferne löschen lassen.

Überzeugt hat Käßhöfer Samsung Knox. Die Lösung bietet durch die Kombination von hardware- und softwaregestützten Maßnahmen auf mehreren Ebenen aktiven Schutz, um potenzielle Bedrohungen durch Malware und Viren abzuwehren. Zudem ermöglicht sie eine nachhaltige Integration in die bestehende IT-Infrastruktur und eine komfortable Verwaltung der Geräte. So können beispielsweise aus der Ferne neue Updates aufgespielt oder im Verlustfall Daten gelöscht werden. Inzwischen setzt die Evangelische Sozialstation Karlsruhe GmbH bereits in der zweiten Generation auf die Sicherheits- und Managementlösungen von Samsung Knox¹.

Samsung Knox bietet Schutz bei der Verarbeitung der hochsensiblen Gesundheitsdaten. (Stockphoto)

Eine weitere Voraussetzung war die Kompatibilität mit Euregon, der von der Evangelischen Sozialstation Karlsruhe GmbH genutzten Software zur Datenerfassung. Die Umstellung 2017 ging von einem Tag auf den anderen: Ende September gab es eine Schulung der Mitarbeiter zur Euregon-App und schon am 1. Oktober war alles startklar. „Der Übergang verlief – auch dank Samsung Knox – reibungslos“, freut sich Käßhöfer.

Ruggedized Device: Gewappnet für den täglichen Einsatz

„Bei der Wahl der Geräte haben wir darauf geachtet, dass die Smartphones einen großen Bildschirm für eine gute Übersicht und einen leistungsstarken Akku haben, der einen Arbeitstag von sechs bis acht Stunden durchhält“, erläutert Käßhöfer, worauf es noch ankam. „Außerdem sollten die Geräte robust sein, schließlich sind sie bei uns im Dauereinsatz.“ Die Entscheidung fiel schließlich auf das Samsung Galaxy XCover 4. Das Smartphone mit dem 5,0“ großen Display vereint IP68-Zertifizierung² und MIL-STD 810G-Standard³ und ist so besonders robust: Es ist vor Staub und Wasser geschützt und hält Stürzen aus bis zu 1,2 Metern stand. Zudem lässt es sich auch mit Handschuhen bedienen.

Auch Mitarbeiter, die zum Zeitpunkt der Einführung noch keinerlei Erfahrung in der Bedienung von Smartphones hatten, fanden sich sehr schnell mit den neuen Geräten zurecht. Bei den Kunden, die mehrheitlich nicht zur Generation der „Digital Natives“ gehören, ist die Akzeptanz der mobilen Datenerfassung ebenfalls hoch. „Am Anfang gab es verwunderte Blicke, aber keine Befremdlichkeit, eher Interesse, was da passiert“, beschreibt Käßhöfer.

Schnelle Hilfe im Notfall

Auch die Angehörigen können von der durchgängigen Erreichbarkeit profitieren: Die Pflegekräfte können während ihrer Touren mit der Pflegedienstleitung in Kontakt treten – und umgekehrt. So lassen sich neue Kunden im Notfall spontan aufnehmen und direkt ansteuern. Denn viele Angehörige holen sich erst Hilfe, wenn sie es allein nicht mehr schaffen. „Oft befinden sie sich in einer Akutsituation, wenn sie sich bei uns melden. Eine telefonische Rufbereitschaft, die 24 Stunden an sieben Tagen die Woche erreichbar ist, stellt sicher, dass sie schnell Unterstützung bekommen“, sagt Käßhöfer.

Professionelle Unterstützung in der Gerätevorbereitung und Einrichtung gibt es durch den zertifizierten Samsung Partner HMKOM.

Unsere Zukunft ist digital

Mittlerweile wird in Graben-Neudorf, einer der drei Außenstellen der Evangelischen Sozialstation Karlsruhe GmbH, die Datenerfassung mittels Spracheingabe erprobt. „Das funktioniert schon echt gut und verschafft unseren Mitarbeitern weitere wertvolle Zeit mit ihren Kunden“, berichtet Käßhöfer. Für ihn steht fest, dass in Zukunft noch viel mehr über die mobilen Geräte abgewickelt werden wird als die Dokumentation vor Ort. So könnten beispielsweise im Beratungsgespräch die Kostenvoranschläge zusammen mit den Kunden durchgegangen und digital unterschrieben werden.

Großes Potential sieht Käßhöfer außerdem in der Videokommunikation: mit Angehörigen, den Kunden selbst, dem behandelnden Arzt oder der Pflegefachkräfte untereinander. So könnte ein ausgebildeter Wundmanager seine Kollegen per Videochat aus der Ferne anleiten, wie zum Beispiel eine Wunde richtig versorgt wird.

Mobile Datenerfassung in der ambulanten Pflege kann helfen, die Mitarbeiter zu entlasten. (Stockphoto)

Über die Evangelische Sozialstation Karlsruhe GmbH

Die Evangelische Sozialstation Karlsruhe GmbH bietet Sachinformation und konkrete Hilfsmaßnahmen im Rahmen einer verlässlichen Pflege. Als einer der großen ambulanten Pflegedienste kann sie Pflege rund um die Uhr im gesamten Stadtgebiet von Karlsruhe gewährleisten. Die ausgebildeten Pflegefachkräfte stellen die Würde eines jeden Menschen im Sinne eines christlichen Menschenbildes in den Mittelpunkt ihrer Arbeit. Der diakonische Dienst gehört zur Evangelischen Stadtmission Karlsruhe.

Über HMKOM – Kommunikationstechnik

Die HMKOM – Kommunikationstechnik, ein Geschäftsbereich der Hermann Müller EGH GmbH, bietet gewerblichen Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen vielfältige Lösungen für den datensicheren und effizienten Einsatz von Smartphones und Tablets im Unternehmen. Hierbei legt die HMKOM besonderen Wert auf die individuellen und kundenbezogenen Anforderungen. Von der Beratung, der individuellen Konfiguration und Einrichtung der Mobile Devices einschließlich dem Mobile Device Managementsystem (MDM), bis zu flexiblen Finanzierungsmodellen (Leasing), Schulungen und Support erhalten die Kunden der HMKOM einen starken Partner rund um die mobile Digitalisierung mit Smartphone und Tablets. Weitere Informationen: www.hmkom-online.de

¹ Erst Knox Premium, jetzt Knox Manage.
² Schutz bei dauerhaftem Untertauchen bei 1,5 m Wassertiefe für 30 Minuten und ausschließlich in klarem Wasser. Kein Schutz bei Salzwasser und anderen Flüssigkeiten, insbesondere Seifenlauge, Alkohol und/oder erhitzter Flüssigkeit. Der SIM-Karten-/ Speicherkartenhalter muss stets vollständig mit dem Gerät abschließen, so dass durch ihn kein Wasser eindringen kann.
³ MIL-STD-810G ist eine Militärnorm, die standardisierte Prüfmethoden festlegt, um die Widerstandsfähigkeit von Endgeräten zu testen (z.B. gegen Stürze, Vibration, Eindringen von Mikropartikeln). Getestet wurde das Gerät auf folgende Einflüsse: Hoch- und Niedrigtemperatur, Vibration, Luftdruck, Salznebel, Luftfeuchtigkeit, Staub, mechanischer Schock, Einfrieren, solare Einstrahlung, Weitere Informationen unter: https://www.atec.army.mil/publications/Mil-Std-810G/MIL-STD-810G.pdf